Google NotebookLM: KI-Notizbuch für Projektmanagerinnen und Coaches

Als IT‑Projektmanagerin, Verlagskauffrau und Informatik-Betriebswirtin steige ich derzeit in das Thema Künstliche Intelligenz ein und beschäftige mich intensiv damit. Bisher standen Website‑Relaunches, Schnittstellenprojekte und digitale Produkte im Mittelpunkt meiner Arbeit – nun teste ich, wie KI meinen Arbeitsalltag und meine Weiterbildung unterstützen kann. Weiterbildung ist ein Thema für mich, weil ich parallel Personal Coach werde.
In diesem Blog nehme ich euch mit auf meine Lernreise. Ich stelle euch KI-Tools vor, erkläre deren Funktionsweise und gebe Beispiele, wie sie Projektmanagerinnen, Coaches oder Lernende nutzen können.
Dabei lasse ich mich beim Schreiben von ChatGPT unterstützen, kennzeichne die Texte entsprechend und ergänze meine Erfahrungen mit der Content-Generierung.

In diesem Beitrag geht es um Google NotebookLM, ein KI‑gestütztes Notizbuch, das Dokumente analysiert und zusammenfasst. NotebookLM wurde 2023 als Projekt Tailwind gestartet und wird von Google Labs entwickelt. Die Anwendung nutzt das Sprachmodell Google Gemini, um Inhalte aus PDFs, Websites, Google Docs und Slides zu verstehen und daraus Antworten zu generieren. Seit Oktober 2024 ist die Software nicht mehr als Experiment gekennzeichnet, und im Dezember 2024 wurde die kostenpflichtige Version NotebookLM Plus für Unternehmen eingeführt. Seit Februar 2025 steht NotebookLM Plus auch Einzelpersonen über den Google One AI Premium Plan zur Verfügung.

Funktionsumfang

NotebookLM unterstützt unterschiedliche Dateiformate (PDFs, Google Docs, Slides, Webseiten) und erzeugt daraus Zusammenfassungen, Erklärungen und Antworten auf Fragen. Nutzende können Dokumente in ein Notizbuch laden und der KI Fragen stellen. Besonders spannend ist die Funktion Audio Overviews: Daraus erzeugt NotebookLM eine Podcastähnliche Audiozusammenfassung mit zwei synthetischen Sprecherinnen. Diese Funktion ist noch experimentell und derzeit nur auf Englisch verfügbar; sie bietet jedoch einen spannenden neuen Zugang zu Inhalten, besonders für auditiv lernende Personen.

Toll fand ich auch die Funktionen „Zeitleiste“, die in den Quellen genannte Daten in chronologische Reihenfolge bringt. Und die „Mindmap“, über die man die Inhalte der Dokumente erschließen kann.

Falsch ist übrigens, dass NotebookLM Audios nur auf Englisch generiert. Das geht mittlerweile zum Beispiel auch auf Deutsch. Dafür gibt es die neue Funktion „Videos“, die wiederum nur englische Ergebnisse liefert. Sowohl Audios als auch Videos fand ich verblüffend gut!

Die kostenpflichtige Version NotebookLM Plus richtet sich an Unternehmen und Power‑User. Sie bietet laut TechCrunch u. a. fünfmal mehr Audio Overviews, mehr Notizbücher und mehr Datenquellen pro Notebook sowie die Möglichkeit, Stil und Ton der Antworten anzupassen und Teamnotizbücher mit Nutzungsanalysen zu teilen. Seit 2025 können auch Einzelpersonen NotebookLM Plus über den Google One AI Premium Plan nutzen; der Tarif kostet etwa 20 USD pro Monat und ermöglicht bis zu 500 Notizbücher, 300 Datenquellen pro Notebook, 500 Chatfragen und 20 Audio Generierungen pro Tag.

Installations‑ und Einrichtungsprozess

1. Zugriff erhalten: NotebookLM ist unter notebooklm.google.com verfügbar. Man benötigt einen Google Account; der Dienst steht in vielen Ländern zur Verfügung.
2. Notizbuch anlegen: Nach dem Login lässt sich ein neues Notebook erstellen. Dateien werden hochgeladen oder per Link eingebunden.
3. Quellen hinzufügen: PDFs, Google Docs, Slides oder Webseiten können als Quellen hinzugefügt werden. NotebookLM arbeitet als Retrieval‑Augmented Generation (RAG)‑System: Es durchsucht die Quellen und generiert Antworten auf Basis der gefundenen Informationen.
4. Fragen stellen: Über eine Chatähnliche Benutzeroberfläche können konkrete Fragen an die KI gestellt werden. Die Antworten enthalten Inline‑Zitate, die zur jeweiligen Quelle verlinken. So lassen sich Aussagen verifizieren.
5. Audio Overviews nutzen: In einem Notebook kann eine Audiozusammenfassung erzeugt werden. Diese wird als Dialog zwischen zwei KI‑Hosts dargestellt und kann als Audiodatei heruntergeladen oder über die App angehört werden.

Beispiel

In meinem ersten Test habe ich dem Notebook verschiedene Artikel zur EU‑KI‑Verordnung und zu Ethikrichtlinien für KI hinzugefügt. Anschließend stellte ich folgende Frage:

Frage: „Welche Schlüsselprinzipien für den Einsatz von KI nennt die EU‑Verordnung?“
NotebookLM Antwort: „Die Verordnung betont die Sicherstellung von Transparenz, die Verhinderung von Diskriminierung, eine angemessene Risikobewertung und die Möglichkeit menschlicher Aufsicht. Diese Prinzipien sollen dafür sorgen, dass KI-Systeme vertrauenswürdig, fair und rechtskonform eingesetzt werden.“

Die Behauptung, dass ich nach der EU-KI-Verordnung gefragt hätte ist eine Erfindung. ChatGPT hat hier halluziniert, wie das im Fachbegriff heißt.
Ich habe NotebookLM mit PDFs zum Thema Coaching als Quellen gefüttert und nach den Inhalten gefragt. Das hat gute Ergebnisse geliefert bis ich zu komplexeren Fallbeschreibungen gekommen bin, die nach einer bestimmten Methode interpretiert werden sollten. Das hat nicht zu brauchbaren Lösungen geführt.

Die KI füherte alle relevanten Passagen zusammen und begründete die Antwort mit Zitaten aus den Quellen. Diese Arbeitsweise erleichtert es, lange Gesetzestexte schnell zu erfassen.

Praxisnutzen für Projektmanagerinnen und Coaches

Projektmanagement

• Schnelle Zusammenfassungen: Projektmanagerinnen können Pflichtenhefte, Ausschreibungsunterlagen oder Verträge hochladen und sich Kernpunkte als Liste ausgeben lassen. Das spart Zeit bei der Vorbereitung von Meetings.
• Zentrale Wissensbasis: In größeren Projekten sammeln sich diverse Dokumente an. NotebookLM fungiert als zentrale Rechercheplattform, in der alle Projektunterlagen durchsucht werden können.
• Audio Briefings: Die Audio Overviews eignen sich als Sprachmemo für Stakeholder oder als Selbststudium vor einem Workshop.

Coaching & Weiterbildung

• Lernmaterialien verdichten: Coaches können Lehrbücher und Fachartikel hochladen und daraus Leitfäden oder Fragenkataloge erstellen.
• Podcast‑Style für Klientinnen: Gerade in der Weiterbildung können Audio Overviews genutzt werden, um Inhalte abwechslungsreich zu vermitteln.
• Ethik und Datenschutz erklären: Sensible Themen lassen sich von der KI in einfachen Worten zusammenfassen, sodass Coachees komplexe Sachverhalte verstehen.

Vorteile und Nachteile

Vorteile

• Zeitersparnis: Schnelles Auffinden und Zusammenfassen relevanter Informationen.
• Zitierte Antworten: Quellenangaben ermöglichen Nachprüfbarkeit und Vertrauen.
• Multimodales Lernen: Texte und Audiodateien decken unterschiedliche Lernstile ab.
• Teamfunktionen: In der Plus‑Version lassen sich Notizbücher gemeinsam nutzen und auswerten.
• Anpassbare Ausgaben: Stil und Ton der Antworten lassen sich anpassen (Plus Version).

Nachteile

• Kosten: Die erweiterten Funktionen (NotebookLM Plus) kosten ca. 20 USD pro Monat; Studierende (ab 18 Jahren) können in den USA einen Rabatt erhalten.
• Sprachbeschränkung: Die Audiofunktionen sind derzeit nur auf Englisch verfügbar; weitere Sprachen sollen folgen.
• Datenhoheit: Dokumente werden zu Google hochgeladen – für sensible Inhalte sollten Datenschutzrichtlinien geprüft werden.
• Experimenteller Charakter: Trotz Fortschritten ist das System noch in der Entwicklung; Antworten können Ungenauigkeiten enthalten und sollten gegengeprüft werden.

Fazit

Google NotebookLM ist ein kraftvolles Werkzeug für alle, die viel mit Texten arbeiten und schnell fundierte Antworten benötigen. Als Projektmanagerin und Coach erlebe ich, wie hilfreich RAG‑basierte Systeme sind, um Informationen zu strukturieren, zu verstehen und weiterzugeben. NotebookLM bietet einen spannenden Mix aus Chat, Recherche und Audio Features – allerdings sollten Anwenderinnen die Einschränkungen kennen und sensible Daten sorgfältig prüfen. Ich werde das Tool weiterhin testen und hier im Blog über meine Erfahrungen berichten.

Dieser Text wurde von ChatGPT auf Basis meines Prompts geschrieben und daher unter dem Autor „ChatGPT“ veröffentlicht. Ich habe dazu das kostenpflichtige ChatGPT Plus verwendet und die Agenten-Funktion aktiviert, so dass die KI den Beitrag tatsächlich direkt in WordPress angelegt hat. Das dauert erstaunlich lange. ChatGPT zeigt über einen Virtuellen Bildschirm was es tut, kommentiert das auch und man sieht die die KI per „Trial and Error“ arbeitet. Benutzername und Passwort musste ich an der passenden Stelle eintragen. ChatGPT speichert keine Login-Daten. Dazu will ich bei Gelegenheit mal Zapier, Make oder N8n ausprobieren.